自社情報

操作の流れ機能説明

【2015機能】

自社の部署や社員の情報を設定します。[組織図]に部署や社員を追加して、画面右側に表示される各情報を設定します。

「ARCHI Box」システムを購入・構築時、最初に組織の設定を行います。この組織情報を元に担当設定、権限設定などを行います。

注意

下方にある[自社の保存][部署の保存][社員の保存]ボタンを実行せずに画面を切り替えると、設定内容が破棄されます。
注意メッセージは表示されませんので注意してください。

操作の流れ

自社・管理者の情報を設定する

導入初期、組織図には「自社名」と「管理者名」だけが登録されています。「自社名」と「管理者名」の詳細情報を設定します。

  1. [組織図]バーの「自社名」をクリックします。
  2. 画面右側に自社情報の設定画面が表示されます。
    [自社情報]バーの内容確認を行い、情報を追加します。
  3. 建築士事務所の場合、[建築士事務所]バーの[建築士事務所の場合にチェックを入れてください]を有効(オン)にします。
  4. [事務所名]などの各項目を設定します。
  5. 建設業許可がある場合、[建設業許可]バーの[建設業許可がある場合にチェックを入れてください]を有効(オン)にします。
  6. [氏名][許可種別]などを設定します。
  7. [自社の保存]ボタンをクリックします。
  8. [組織図]バーの「管理者名」部分をクリックします。
  9. 画面右側に管理者(社員)情報の設定画面が表示されます。
    [社員情報]バーの内容確認を行い、情報を追加します。
  10. [社員の保存]ボタンをクリックします。

部署を追加する

  1. [組織図]バーの「自社名」をクリックします。
  2. [部署の追加]ボタンをクリックします。
  3. [部署の追加]画面で[部署名][部署コード]を入力します。(マーク項目は必須)
  4. 登録する場合は[保存]ボタン、中止する場合は[キャンセル]ボタンをクリックします。
  5. 組織図に部署が追加されました。そのまま、画面右側の[部署情報]バーの内容を設定します。
  6. 建築士事務所の場合、[建築士事務所]バーの[建築士事務所の場合にチェックを入れてください]を有効(オン)にします。
  7. [事務所名]などの各項目を設定します。
  8. 建設業許可がある場合、[建設業許可]バーの[建設業許可がある場合にチェックを入れてください]を有効(オン)にします。
  9. [氏名][許可種別]などを設定します。
  10. [部署の保存]ボタンをクリックします。

社員を追加して、社員用のログイン情報をメールする

  1. 社員を配置する「部署」をクリックして選択状態にします。
  2. [社員の追加]ボタンをクリックします。
  3. [社員の追加]画面で[社員名][社員コード]を入力します。(マーク項目は必須)
  4. [社員情報]バーの内容を設定します。メールアドレスも正確に入力します。
  5. 資格を持っている社員は、[取得資格]バーの[資格の追加]ボタンをクリックします。
  6. [資格の設定]画面で「資格」などを設定します。
  7. [確定]ボタンをクリックします。追加した資格は一覧に表示されます。
  8. [権限設定]バーで[テンプレートの適用]ボタンをクリックします。
  9. [テンプレートの適用]画面から、初期値とするテンプレートを選択します。
  10. 「操作名」「操作できるデータの範囲」を再確認して、権限内容を設定します。(個人単位の設定)
  11. [社員の保存]ボタンをクリックします。
  12. 次に、ログイン情報をメールします。[保存してID・パスワードの通知]ボタンをクリックします。
  13. [ID・パスワードの通知]画面で、[メールで通知]ボタンをクリックします。
    ログイン情報がメール配信されました。(配信されるメールアドレスは、[メール(PC)]に設定したアドレスです)

補足

組織変更(部署異動等)の場合、登録済の担当者は組織ツリー上でドラッグ&ドロップすることで完了します。

ページトップへ戻る

機能説明

組織図自社情報建築士事務所建設業許可部署情報社員情報取得資格権限設定

組織図

自社の部署、社員情報を登録します。

(部署の追加)

自社または取引先に部署(支社・営業所・部・課など)を追加します。

「自社」または部署の下層に作成します。8層まで作成できます。

(社員の追加)

社員を追加します。追加する社員の部署を選択した状態で[社員の追加]ボタンを実行します。

補足

[組織図]の「部署」「社員」は、マウスのドラッグで移動することができます。
ただし、同層での移動など、[×]マークが表示された場合は移動することができません。

[組織図]の「部署」「社員」は「登録順」に並びます。[部署コード][社員コード]が設定されている場合は、[部署コード][社員コード]が優先されます。同階層または同部署内において、番号順・アルファベット順に並びます。

(自社情報のインポート)

自社の部署・社員情報が書かれているcsvファイルを読み込んで、[組織情報]に一括登録します。

[自社情報のインポート]画面に切り替わります。

(ID・パスワードの一斉通知)

各社員用のビルダーサイトのアカウントメールを一斉配信します。

送信者を検索、選択して[ID・パスワードの通知]ボタンを実行します。

ページトップへ戻る

自社情報

自社情報の各項目を設定します。

*」印のある項目は必ず入力してください。(下表では赤字表記)

項目 内容

会社名

会社カナ

「会社名」と「フリガナ」を入力します。

「フリガナ」は片仮名または平仮名で設定します。

全角・半角の区別なく、50文字まで入力することができます。

郵便番号

郵便番号を入力します。

[検索])で自動検索することができます。

住所1
住所2
住所を入力します。
[検索])で自動検索することができます。(住所1)
※[地図を見る]リンクからは「Google Map」が表示されます。
※[住所2]へは、ビル名・マンション名を入力します。
会社コード 会社コードを設定します。
全角・半角の区別なく、20文字まで入力することができます。
電話
電話(FAX)
各電話番号を設定します。
入力文字数制限は13文字です。
また、電話番号の「ハイフン(-)」は検索時に無視されます。
備考 備考を設定します。
入力文字数制限は1024文字です。

注意

入力文字制限数に達した場合、文字カーソルは後方に移動しません(文字を入力することができません)。

(自社の保存)

自社情報(自社が選択されている状態の[自社情報][建築士事務所][建設業許可])が保存されます。

保存に成功している場合は、画面上部に「自社情報を保存しました」と表示されます。

注意

このボタンを実行せずに画面を切り替えると、メッセージ無しに入力した情報が破棄されます(編集前に戻る)ので注意してください。

ページトップへ戻る

建築士事務所

建築士事務所の場合、事務所情報を設定します。

建築士事務所情報

自社、取引先会社が建築士事務所の場合、[建築士事務所の場合にチェックを入れてください]のチェックを有効(オン)にすることで、「建築士事務所情報」を登録することができます。

項目 内容

事務所名

「事務所名」を入力します。

資格発行元

「資格発行元」を都道府県リストから選択します。

郵便番号

郵便番号を入力します。

[検索])で自動検索することができます。

所在地 住所を入力します。
[検索])で自動検索することができます。
事務所級 「事務所級」をリストから選択します。
登録番号 「事務所登録番号」を入力します。
電話 電話番号を入力します。
入力文字数制限は13文字です。
また、電話番号の「ハイフン(-)」は検索時に無視されます。

管理建築士情報

「管理建築士情報」を登録する場合、管理建築士を[選択]ボタンから選択します。

なお、管理建築士は「社員情報」の[取得資格]で登録しておく必要があります。

  1. [選択]ボタンをクリックします。
  2. [管理建築士の選択]画面が表示されますので、[管理建築士のみ表示する]チェックが有効になっていることを確認し、管理建築士を選択します。

    なお、登録した管理建築士を解除する場合は、[管理建築士の選択]画面の[クリア]ボタンを実行します。
  3. 選択した管理建築士の情報が設定されます。
  4. 保存するには、[自社の保存]ボタンをクリックします。
    [自社情報][建築士事務所][建設業許可]の内容が保存されます。

ページトップへ戻る

建設業許可

建設業許可がある場合、その情報を設定します。

建設業許可情報

[建設業許可がある場合にチェックを入れてください]のチェックを有効(オン)にすることで、「建設業許可情報」を登録することができます。

項目 内容

氏名

「管理責任者」の氏名を入力します。

建設業許可

「許可行政庁」をリストから選択します。

許可種別

「許可の区分」をリストから選択します。

郵便番号

郵便番号を入力します。

[検索])で自動検索することができます。

所在地 住所を入力します。
[検索])で自動検索することができます。
営業所名 主たる営業所名(本社・本店など)を入力します。
登録番号 「登録番号」を入力します。
許可日 認可(更新)された日付を入力します。
電話 電話番号を入力します。
入力文字数制限は13文字です。
また、電話番号の「ハイフン(-)」は検索時に無視されます。

ページトップへ戻る

部署情報

部署情報の各項目を設定します。

*」印のある項目は必ず入力してください。(下表では赤字表記)

項目 内容

部署名

部署カナ

「部署名」と「フリガナ」を入力します。

「フリガナ」は片仮名または平仮名で設定します。

全角・半角の区別なく、50文字まで入力することができます。

部署コード 部署コードを設定します。
全角・半角の区別なく、20文字まで入力することができます。
組織図において、同層の部署は「部署コード順」に並びます。
電話
電話(FAX)
電話番号、FAX番号を設定します。
入力文字数制限は13文字です。
また、電話番号の「ハイフン(-)」は検索時に無視されます。
上階層の住所と同じ チェックを有効(オン)にすると、1つ上の層(部署・自社など)の住所が自動入力されます。
支社や営業所などのように、自社(本社)と異なる住所の場合は、[上階層の住所と同じ]のチェックを無効(オフ)にして、[住所]を設定してください。

郵便番号

郵便番号を入力します。

[検索])で自動検索することができます。

住所1
住所2
住所を入力します。
[検索])で自動検索することができます。(住所1)
※[地図を見る]リンクからは「Google Map」が表示されます。

※[住所2]へは、ビル名・マンション名を入力します。

備考 備考を設定します。
入力文字数制限は1024文字です。

(部署の保存)

部署情報([組織図]で選択している部署の[部署情報][建築士事務所][建設業許可])を保存します。

保存に成功している場合は、画面上部に「部署情報を保存しました」と表示されます。

注意

このボタンを実行せずに画面を切り替えると、メッセージ無しに入力した情報が破棄されます(編集前に戻る)ので注意してください。

(部署の削除)

[組織図]で選択している部署を削除します。部署情報とその下層の部署および社員もすべて削除されます。

また、管理者がその部署および配下の部署に所属している場合、その部署の削除はできません。

  1. [組織図]で対象となる部署をクリックします。(選択状態にします)
  2. [部署の削除]ボタンをクリックします。
  3. 削除確認のメッセージが表示されます。削除する場合は[削除]チェックを有効にして、[削除]ボタンをクリックします。

    なお、中止する場合は[キャンセル]ボタンをクリックします。
  4. 組織図から部署が削除されます。

ページトップへ戻る

社員情報

社員情報の各項目を設定します。

*」印のある項目は必ず入力してください。(下表では赤字表記)

項目 内容

氏名

フリガナ

「社員氏名」と「フリガナ」を入力します。

「フリガナ」は片仮名または平仮名で入力します。

社員コード 社員番号を入力します。
組織図において、同部署の社員は「社員コード順」に並びます。
電話(内線)
電話(携帯)
内線・携帯の番号を入力します。
入力文字数制限は13文字です。
また、電話番号の「ハイフン(-)」は検索時に無視されます。
メール(PC)
メール(携帯)
メールアドレスを入力します。
各社員用のログイン情報メールは[メール(PC)]へ配信され、作業連絡メールは両方のメールアドレスへ配信されます。
※Gmailなどの汎用メールアドレスを[メール(PC)]に設定することで、パソコン・タブレット・スマホで利用できます。
※管理者の[メール(PC)]はプログラムから変更することはできません。変更する必要のある場合は、「福井コンピュータアーキテクト株式会社」まで連絡ください。
役割 職種を[設定]ボタンから表示される[役割の設定]画面から選択します。
退社日 退社した日を設定します。
カレンダー)からも入力可能です。
備考 備考を設定します。
入力文字数制限は1024文字です。

補足

退社日を設定する時は、カレンダー機能から設定することができます。直接入力する時は、年月日を半角スラッシュ「/」で区切ってください。
また、10の位の「0」は入力しなくても構いません。(例:「11/01」「11/1」のいずれも入力可能)

(社員の保存)

社員情報([組織図]で選択している社員の[社員情報][取得資格][権限設定])を保存します。

保存に成功している場合は、画面上部に「社員情報を保存しました」と表示されます。

注意

このボタンを実行せずに画面を切り替えると、メッセージ無しに入力した情報が破棄されます(編集前に戻る)ので注意してください。

(社員の削除)

社員情報([組織図]で選択している社員の[社員情報][取得資格][権限設定])を削除します。

  1. [組織図]で対象となる社員をクリックします。(選択状態にします)
  2. [社員の削除]ボタンをクリックします。
  3. 削除確認のメッセージが表示されます。削除する場合は[削除]チェックを有効にして、[削除]ボタンをクリックします。

    なお、中止する場合は[キャンセル]ボタンをクリックします。
  4. 組織図から社員が削除されます。

(保存してID・パスワードの通知)

選択している社員に「ARCHI Box」にログインできるアカウント情報をメール配信、または印刷します。

[メール(PC)]に設定したメールアドレスに配信します。

  1. [組織図]から対象となる社員をクリックします。
  2. [保存してID・パスワードの通知]ボタンをクリックします。
  3. [ID・パスワードの通知]画面が表示されます。
  4. 内容をメールで連絡する時は[メールで通知]ボタン、印刷物で渡す時は[口頭・文書などで通知]ボタンをクリックします。

補足

画面右上に表示されている社員のログインに関する表記には、[保存してID・パスワードの通知]と関係があります。
・「ログイン禁止中」:[メールで通知][口頭・文書などで通知]をいずれも実行していない状態。または、[ログインの禁止]を実行した状態。
・「ログイン登録待ち」:[メールで通知][口頭・文書などで通知]のいずれかを実行した状態。
・「ログイン許可中」:実際にログインした状態。
・「アカウントロック中」:ログインできない状態です。30分経過すると解除されます。

注意

配信先の担当者が、入力ミスなどによりログインに連続10回失敗すると、安全のためロックがかかり、30分間ログインすることができません。30分間経過してから再度ログインしてもらえるようお伝えください。
なお、緊急の場合、再度[メール通知][口頭・文書などで通知]を実行し、新たなアカウントを発行するとロックは解除されます。

当システムからのメール送信時の注意
国内キャリアやApple社等のメールシステムにより、スパムメール(詐欺サイトへ誘導する迷惑メール)として判断されると、メールが送信先へ届かない場合があります。このような場合、別キャリアのメールアドレス等(フリーメールも有効)に変えて再送信することで解決する場合があります。
特にお施主様や作業担当の方へアカウントメール等を送信した場合、送信者の方は相手先へTEL等での直接のご確認をお願いします。
※事例は目次(「お知らせ」)をご覧ください。

(ログインの禁止)

特定の社員を「ARCHI Box」の使用を強制中止(ログインの禁止)にします。

なお、アカウントのメールが配信されるまでは、 の状態で実行することはできません。

  1. [組織図]から対象となる社員をクリックします。
  2. [ログインの禁止]ボタンをクリックします。
  3. [削除確認]画面が表示されますので、[確認]チェックをオンにしてから[実行]ボタンをクリックします。

    なお、中止する場合は[キャンセル]ボタンをクリックします。

ページトップへ戻る

取得資格

社員が取得している資格情報を管理します。

(資格の追加)

社員が取得した資格を登録します。

  1. [資格の取得]ボタンをクリックします。
  2. [資格の設定]画面が表示されます。[資格][資格発行元]などを設定します。
  3. 登録する場合は[確定]ボタン、中止する場合は[キャンセル]ボタンをクリックします。

補足

[資格]の一覧は[資格マスター]、[資格発行元]は[資格発行元マスター]であらかじめ登録しておきます。

登録した資格を変更する

  1. 登録してある資格リンクをクリックします。
  2. [資格の設定]画面が表示されますので、内容を変更して[確定]ボタンをクリックします。

登録した資格を削除する

  1. 登録してある資格リンクをクリックします。
  2. [資格の設定]画面が表示されますので、[削除]ボタンをクリックします。

ページトップへ戻る

権限設定

「ARCHI Box」の操作権限を個人単位で設定します。テンプレートを利用すると、担当別に基本値を取り込むことができます。

項目 内容(表色:区分別)

●操作のできるデータの範囲

[不可]:使用不可

[担当分のみ可]:自分を担当に設定した情報だけが編集可

[自部署内のみ可]:自部署に登録されている社員の情報まで編集可

[可]:通常に使用可能。または、全社員の情報が対象。

【メニュー】

取引先管理の表示

[メニュー]の[取引先管理]ボタンの表示を設定します。取引先の検索ができるようになります。
【マイページ】
お知らせの表示
[マイページ(ToDo)]の[お知らせ]表示の有無を設定します。
【マイページ】
掲示板未返信一覧の表示
[マイページ(ToDo)]の[掲示板未返信一覧]表示の有無を設定します。
【顧客管理】
顧客情報の閲覧
顧客情報の閲覧有無を設定します。
顧客情報以下にすべての情報があるため、すべての情報の閲覧有無の設定を意味します(この設定を「不可」にすると、すべての情報が閲覧できません)。
【顧客管理】
顧客情報の追加
[顧客の追加]ボタンの使用可否を設定します。
「不可」の場合、新規顧客を登録することはできません。
【顧客管理】
顧客情報の更新
[顧客の保存]ボタンの使用可否を設定します。
「不可」の場合、顧客情報を編集することはできません。
【顧客管理】
顧客情報の削除
[顧客の削除]ボタンの使用可否を設定します。
「不可」の場合、顧客情報を削除することはできません。
【顧客管理】
顧客専用ページへの公開、設定
[自社保管ファイルの追加]画面[自社保管ファイルの情報編集]画面の[顧客専用ページに公開する]チェックの使用可否を設定します。
【顧客管理】
他部署の担当者の選択
他部署の社員の選択有無を設定します。反映先は以下です。
・[顧客情報]の[顧客担当者]選択時
・[商談・工事情報]の各担当者選択時
・[応対情報]の[担当者]選択時
・[点検・メンテナンス情報]の[担当者]選択時
・[レポート]の[担当者]の範囲設定時
・[運用管理]の[担当者一括設定]時
・定期点検一括登録の担当者設定時
※なお、組織の[権限一括コピー]、工程テンプレートの[自動処理]設定時については、この設定結果とは無関係です。
【運用管理】
社内お知らせの入力
[運用管理]画面の[お知らせ設定]の有無を設定します。
【運用管理】
社員に関するログの確認
[運用管理]画面の[社員に関するログ](2機能)の有無を設定します。
【運用管理】
顧客に関するログの確認
[運用管理]画面の[顧客に関するログ](2機能)の有無を設定します。
【取引先管理】
取引先(会社・部署)の編集
[取引先管理]の取引先の追加・削除、取引先情報の編集、インポート機能の可否を設定します。
【取引先管理】
取引先(担当者)の編集
[取引先管理]の取引先担当者の追加・削除、取引先情報の編集の可否を設定します。
【取引先管理】
取引先へのファイル公開
自社保管ファイルの取引先公開機能の可否、ファイル情報・コメントの編集(顧客情報の閲覧権限も関係)
【システム管理】
組織(社内部署、社員)の編集
[システム管理]の[組織情報]の社内部署・社員に関する編集、インポート機能の可否を設定します。
【システム管理】
設定/マスターの編集
[システム管理]の[設定/マスター]の各機能の有無を設定します。
【システム管理】
契約情報の表示
[システム管理]の[契約情報]機能の有無を設定します。

補足

[権限設定]の[操作名]にある【○○】のすべてを「不可」に設定すると、[メニュー]上の相当ボタンの表示も無くなります。
例えば、【運用管理】に関する項目のすべてを「不可」にすると、[メニュー]上の[運用管理]ボタンは非表示になります。

(テンプレートの適用)

サンプルとしてシステムに登録されている権限設定値(役割別)を読み込みます。

  1. [テンプレートの適用]ボタンをクリックします。
  2. [テンプレートの適用]画面から、選択中の社員に設定するテンプレートを選択します。
  3. 標準設定が反映されます。個人別に再確認します。
  4. 保存する場合は、[社員の保存]ボタンをクリックします。

(権限一括コピー)

開いている社員の権限設定の内容を他の社員(複数可)にコピーします。

  1. [権限一括コピー]ボタンをクリックします。
  2. [担当者の選択]画面から、コピー先の社員を選択(チェックをオンの状態)します。
  3. [確定]ボタンをクリックします。コピー処理が開始されます。

注意

変更した権限設定は、次回ログイン時に有効となります。

管理者の設定は「システム管理者向け」と同様な内容(変更不可)です。

ページトップへ戻る